مدیریت دبیرخانه و بایگانی، فرایندی مهم است که برای حفظ مستندات کارگری به طورنظممند صورت می‌گیرد. این عملکرد شامل شناسایی سیستم بایگانی, تنظیم فضاهای بایگانی, نگهداری مستندات، واستخراج آن‌ها در هنگام نیاز است.
مدیریت دبیرخانه و بایگانی/اداره دبیرخانه/کار با بایگانی به سطحیبالا از مرتب سازی در یککنگره نیاز دارد.
مهمترین
دبیرخانه به عنوان مرکز اصلی کار)، تنظیم نشست‌ها و ثبت|داده‌های اساسی می‌باشد. دبیرخانه همچنین مسئولیت|بر عهده| کار سازمان را به افراد بیرونی و داخلی ارسال می کند.
مقدماتی در بایگانی
در این بخش به بررسی اصول مرتب سازی مدارک می پردازیم. مرتب سازی مدارک ، فرایندی ثابتی است که برای دستیابی به سندی در زمان لازم بکار می رود. اطلاعات بایگانی شده را می توان آسانی 찾ید و دسترسی کرد.
- مروری بر فهرست اسناد
- طراحی یک سیستم بایگانی
- طبقه بندی اسناد
- حفظ اسناد
- بازخوانی به اسناد
هر سازمان ها و شرکت‌ها با استفاده از یک قالب بایگانی منظم برای کارایی وهمچنین ایمنی اطلاعات خود توجه می نمایند.
امکانات دبیرخانه ای در عصر دیجیتال
در پیشرفت چشمگیر تکنولوژی و ورود به عصر دیجیتال، روش ها و شیوه ها ارائه خدمات دبیرخانه ای نیز متحول شده است. در این زمان ، دفاتر و ادارات برای بهبود کارایی و کارایی خود، از وسایل دیجیتال پیشرفته بهره می برند.
این همچنان باعث شده است که دبیرخانه ها بتوانند خدمات گوناگونی را به کاربران خود ارائه دهند.
- تعدادی از این خدمات شامل:
- ارسال ایمیل
- ارتباط برقرار करना
- {نگهداریمحاسبه اسناد دیجیتال
- خدمات
^از استفاده از این ابزارها, دبیرخانه ها می توانند افزایش سرعت و آگاهی خود را به حداکثر برسانند
افزایش کارایی دبیرخانه با فناوری های نوین
دبیرخانه ها به طور پیوسته با حجم قابل توجهی از کارها مواجه می شوند. برای بهبود کارایی دبیرخانه ها در این عصر، ارزشمندی ایفا کنند.
با استفاده از فناوری های جدید، دبیرخانه ها می توانند Tarefas به صورت سریعتر انجام دهند و زمان خود را کاهش دهند.
- برنامه هایکار
- سیستم های اسناد
- اتوماسیونکارها
{این فناوری هانیز به کاهشهزینه خطاها و افزایش توجه کارمندان.
اسناد الکترونیکی: فرصت ها و تهدیدات
بایگانی الکترونیکی، راهکار جدید نگهداری اسناد در قالب دیجیتال, مزایای زیادی را به همراه دارد، از جمله حفظ سریع و ممانعت در برابر تخریب اسناد. با این حال، بایگانی الکترونیکی چالش read more های نیز به خود جلب, مانند محافظت داده ها و هزینه تکامل نرم افزار.
- بایگانی دیجیتال می‌تواند طبقه بندی اسناد را سریع و موثر کند.
- یافتن اسناد سریعتر در بایگانی دیجیتالی امکان پذیر است.
- ذخیره داده ها در شبکه کم هزینه می کند.